До професійного свята працівників архівних установ

Вже 19-й рік поспіль 24 грудня в Україні відзначається День працівників архівних установ. З нагоди професійного свята хочу нагадати мешканцям нашого міста, що основною функцією архівного відділу Сєвєродонецької міської ради є здійснення делегованих йому органами державної влади повноважень з обліку, зберігання документів Національного архівного фонду України (НАФ) та його поповнення. В межах цих повноважень архівний відділ контролює ведення архівної справи та діловодства у місті. До зони комплектування архівного відділу віднесено 28 установ, підприємств та організацій державної, комунальної та колективної форми власності. Це органи місцевого самоврядування, провідні промислові підприємства, науково-дослідні інститути, навчальні заклади, громадські організації тощо.
Також наш відділ надає консультації ліквідаторам підприємств, установ та організацій міста з питань упорядкування документів з особового складу (наказів про прийняття, переведення, звільнення; розрахунково-платіжних відомостей нарахування заробітної плати працівникам; особових карток звільнених працівників тощо) при підготовці їх для передачі до архівної установи, створеної для централізованого тимчасового зберігання документів, не внесених до НАФ – Комунальної установи «Трудовий архів м. Сєвєродонецька», яка знаходиться за адресою: бульвар Дружби народів, 32а (2 під'їзд, 2 поверх). Наголошую, що передачі підлягають лише упорядковані документи з особового складу. Упорядкованими вважаються справи, належним чином сформовані та оформлені, довідковий апарат до яких розглянуто та схвалено на засіданні Експертної комісії архівного відділу. Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, оправлення справи у тверду обкладинку, оформлення титульного листа та обкладинки справи. Упорядкування має проводитися згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. №1000/5. Ці Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності, вони є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами.
Ще нагадую, що для кожної установи обов’язковим є складання індивідуальної номенклатури справ – систематизованого переліку назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
За консультацією з різних питань організації діловодства та архівної справи можна звертатися за адресою архівного відділу: бульвар Дружби народів, 32, кабінет 24, тел. 4-30-52.
І наостанок хочу всіх, хто має відношення до архівної справи, привітати з професійним святом та побажати здоров’я, щастя, великих досягнень на життєвому шляху.

 
Е. Полякова, начальник архівного відділу Сєвєродонецької міської ради