Ще один крок до впровадження електронного документообігу

17 січня відбулася нарада з вирішення проблемних питань впровадження в Сєвєродонецькій міській раді електронного документообігу, в якій прийняли участь представники ПРООН, керівники виконавчих органів міської ради, головував на нараді в.о. міського голови Вячеслав Ткачук.

Система електронного документообігу впроваджується у Сєвєродонецьку за кошти ПРООН: в 2019 році місто подало заявку на участь у конкурсі, і була відібрана для впровадження система. Для міста метою цього є збільшення ефективності роботи чиновників міськради та суттєве зменшення паперових документів. Звичайно, що частина вхідної кореспонденції (листи, заяви, звернення тощо) буде потрапляти до міської ради в традиційному вигляді, але ці паперові документи залишаться у відділі звернень, загальному відділі чи ЦНАПі, які їх приймають, обліковують і після опрацювання передають до архіву. А ось для подальшого розгляду керівництву ради та у виконавчі органи вони будуть надаватися вже в електронному вигляді – як скан-копії. Доручення опрацьовувати документи, контроль за їх проходженням між відділам буде здійснюватися комп’ютерною програмою. І лише після повного опрацювання документу відповідь за потреби буде надрукована на папері та надана заявнику.

А ось між відділами переміщення паперових документів не буде зовсім.

Для впровадження електронного документообігу ПРООН закупила для Сєвєродонецька необхідне програмне забезпечення, яке вже встановлене на 67 комп’ютерах міськради, працівники пройшли навчання. Проте є й проблеми. Це, наприклад, система захисту інформації та доведення її надійності контролюючим органам, людський фактор, унормування використання електронного документообігу.

На нараді вирішено, що вона буде проводитись щоп’ятниці о 10 годині. І що на наступному засіданні виконкому буде прийняте рішення, яким буде започатковане тестове використання системи спочатку двома-трьома окремими відділами. І після напрацювання достатнього досвіду електронний документообіг стане обов’язкових для усіх працівників міської ради.