Кілька слів про документообіг

У житті будь-якого підприємства або організації створюється безліч паперової спадщини. У цьому нагромадженні будуть документи, що підтверджують створення, по поточній діяльності, листування з державними органами і контрагентами, фінансові документи, бухгалтерські, звітні, повідомлення і т.і. Як розібратися в цій паперовій круговерті? Чому потрібно зберігати документи ОСББ? Які існують вимоги щодо зберігання та термін зберігання? Про все це - в поточному матеріалі.

 Документообіг - це рух службових документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення (п. 2 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту України від 18.06 .2015 р № 1000/5).

 Для раціонального руху документів по підприємству розробляють графік документообігу. Основи такої розробки містяться в р. 5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р № 88 (далі - Положення № 88). Так, зокрема, наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообігу, в якому вказується дата створення або одержання від інших підприємств і установ документів, прийняття їх до уваги, передача в обробку та до архіву. Оскільки, як правило, ОСББ не може похвалитися великим штатом «обробників» документів, то розробляти дану схему буде головний бухгалтер.

 Також на його плечі ляже і розробка номенклатури справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві підприємства, оформлених із зазначенням термінів зберігання.
Всі документи підприємства, як правило, можно згрупувати в такі справи: особисті; з фінансовими документами (в т.ч. особисті рахунки працівників, відомості нарахування зарплати і т.д.); з листуванням; з наказами та розпорядженнями; з документами тимчасового, в т.ч. тривалого (понад 10 років) зберігання.

 Якщо підсумувати, то в наказі потрібно розписати порядок роботи з документами, а саме: визначити одне або кілька осіб, які отримують і розписують документи (всі будуть знати, куди нести документи і що далі з ними робити), визначити час на ознайомлення, розписування і обробку документів (наприклад, передати бухгалтеру, а він повинен обробити в термін від 5-ти до 30-ти днів, в залежності від внутрішньої градації терміновості). Потім - куди подіти відпрацьований документ і хто відправляє відповідь, якщо це листування, куди підшивати копію і чи слід взагалі її робити.

Навіщо зберігати документи

По-перше, це передбачають нормативні акти. Зокрема, і Положення № 88 в розділі 6.

 По-друге, не слід забувати, що для підтвердження своєї правоти потрібно підкріплювати свою позицію документально.

 По-третє, відсутність документів може спричинити за собою відповідальність фінансового характеру, наприклад, у вигляді донарахування податків або зборів і штрафів. Такий «результат» можно легко отримати в ході перевірки або суду.

 Отже, висновок очевидний - документи зберігати потрібно. Для цього необхідно виділити місце і організувати свою працю так, щоб відпрацьовані документи не накопичувалися. Розкладайте їх в папки відповідно до змісту або підшиваються в папки-реєстратори.

Де і як зберігати документи

  Вимоги Положення № 88 до зберігання первинних документів чіткі і лаконічні (п.п. 6.1-6.5):

• первинні документи і облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером;

• бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження;

• первинні документи, облікові регістри і бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, і протягом терміну, який не повинен бути меншим за термін, встановленого для відповідних документів на папері;

• первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву.

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.

Отже, з вищенаведеного дуже чітко вимальовуються - документи, які так чи інакше обробляє головний бухгалтер, - він і визначає місце для зберігання. Такий же підхід доречний і щодо листування, наказів та інших документів.
І другий висновок - рано чи пізно певні документи потрібно передавати в архів, але не всі - деякі можна знищувати після того як минули всі терміни зберігання. Цей момент законодавством також унормовано.

Скільки часу потрібно зберігати документи

Дані терміни визначені в Переліку типових документів, що створюються в процесі діяльності державних органів і органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Мінюсту України від 12.04.2012 р № 578/5 (далі - Перелік 578). Цей нормативний документ включає типові (і деякі нетипові) документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності.

 Для всіх перерахованих в Переліку груп документів визначені свої терміни зберігання. Якщо ви більше придивитесь, то побачите, що таких термінів 2: для організацій, які є і які не є фондоутворювачами НАФ.

 Зауважимо, що НАФ (Національний архівний фонд) - це не якась певна організація - це сукупність архівних документів, які відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації (ст. 1 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 р № 3814-XII). Отже, документ НАФ - це архівний документ, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою і який зареєстрований як складова НАФ. Щоб визначитися з тим, чи є ви фондообразователем, потрібно звернутися в держархів за відповідною експертизою.

 Наведемо терміни зберігання найбільш поширених документів в таблиці. Так як ОСББ, як правило, не є фондообразователем НАФ, то і графу цю ми відображати не будемо. Кому все ж цікаво - може зазирнути безпосередньо до Переліку № 578.

Таблиця 1

Кілька слів про електронний документообіг

Загальна вимога до первинних документів, облікових регістрах і бухгалтерської звітності, створеної у формі електронного документа, - вони повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, і протягом терміну, який не повинен бути меншим за термін, встановленого для відповідних документів на папері (п. 6.4 Положення № 88).

У той же час існують і певні особливості організації електронного документообігу. Зокрема, мова йде про документи, створених із застосуванням електронного цифрового підпису. Робота з такими електронними документами і їх підготовка до передачі на архівне зберігання визначаються Порядком роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до передачі на архівне зберігання, затвердженим наказом Мінюсту України від 11.11.2014 р № 1886/5. Серед іншого, існує досить багато корисних моментів. Зокрема, як потрібно правильно називати файли документів і в якому форматі вони повинні зберігатися.

Координатор Сектору розвитку ОСББ, реформування ЖКГ та економічного аналізу Красюк Р.О.