Голова правління ОСББ бажає звільнитися за власним бажанням: які документи необхідно переоформити?

Відразу зауважимо, що правовий статус голови правління ОСББ має подвійну правову природу. З одного боку, він, як правило, є працівником юридичної особи - ОСББ, а отже - на нього поширюються всі норми трудового законодавства, в тому числі ті, які регулюють порядок звільнення працівника з роботи.

З іншого боку - голова правління ОСББ є членом виконавчого органу об'єднання, а значить, тут будуть діяти і спеціальні норми законодавства про ОСББ, а також внутрішніх документів об'єднання. До того ж голова правління є ще й керівником ОСББ як юридичної особи - відомості про нього як про керівника та підписанта зазвичай містяться в Єдиному держреєстрі юросіб.

А в цілому зважений підхід до звільнення голови правління - в інтересах перш за все самого об'єднання, адже правильна зміна керівництва здатна убезпечити від зайвих проблем з-за «простоїв» в роботі об'єднання і не тільки.

Тому розберемося, як організувати оформлення процесу звільнення голови правління найкращим чином.

Норми трудового законодавства повинні виконуватися.

Уявімо типову ситуацію - ОСББ не має внутрішніх документів, детально регулюють процедуру звільнення голови правління за власним бажанням, а статут ОСББ відповідає змісту типового статуту.

Якщо голова правління ОСББ є працівником останнього, буде діяти загальна норма Кодексу законів про працю України (далі - КЗпП). Так, згідно з ч. 1 ст. 38 КЗпП працівник має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений строк, попередивши про це власника або уповноважений ним орган письмово за 2 тижні.
На перший погляд може здатися, що для голови правління досить буде написати заяву про звільнення, самому його завізувати, видати відповідний наказ і знову-таки самому внести відповідний запис до трудової книжки. Або ж - дати розпорядження зробити це іншому члену правління.

Відразу скажемо, що даний варіант дій буде суперечити чинному законодавству. Зокрема, сумнівними, з точки зору юридичної сили, будуть такі документи, як наказ про звільнення і запис про трудову книжку. Адже якщо голова звільняється, то очевидно, що він втрачає відповідні повноваження, а отже - не зрозуміло, на якій підставі їм буде видаватися наказ і підписуватися трудова книжка.

Крім того, якщо копнути глибше, можемо констатувати, що під поняттями «власник або уповноважений ним орган» в даному випадку слід мати на увазі юридична особа - ОСББ і загальні збори відповідно. Тому ми вважаємо, що саме рішення загальних зборів при таких обставинах може бути тим документом, на підставі якого можна сміливо вносити запис до трудової книжки голови правління про звільнення.

Перший крок - скликання загальних зборів

Отже, перший крок голови правління, який бажає звільнитися, - складання та реєстрація в ОСББ відповідної заяви про звільнення в якості вхідної кореспонденції, скликання загальних зборів і постановка на їх порядок денний питання про звільнення з посади та обрання свого наступника.

Після того, як це рішення буде прийнято, з'явиться належні правові підстави для внесення запису до трудової книжки вже колишнього голови правління ОСББ про звільнення за власним бажанням. Зауважимо: таке рішення буде достатньою підставою для звільнення, і додаткові накази нового голови правління про це не потрібні. Поряд з цим досить поширеною є практика, коли, крім рішення вищого органу юрособи, який уповноважений вирішувати питання про призначення і звільнення з посад окремих працівників, створюється «дублюючий» документ - наказ нового керівника про звільнення його попередника. Насправді робити цього закон не вимагає.
Запис про звільнення голови правління в трудовій книжці буде скріплювати підписом вже новий керівник ОСББ.

Передача документів

Дуже рекомендуємо - як співвласникам будинку, в якому здійснюється зміна керівництва ОСББ, так і колишньому і новому головах, належним чином організувати процедуру приймання-передачі документів. Це пов'язано з тим, що на практиці діловодство далеко не всіх ОСББ ведеться на гідному рівні, і багато важливих документи можуть зберігатися розрізнено, перебувати в особистому розпорядженні керівництва об'єднання і т.п. Тому рекомендуємо на загальних зборах, на яких будуть вирішувати питання про зміну керівництва ОСББ, особливу увагу присвятити питанню передачі документів.

Оптимальний варіант - коли процедура звільнення голови правління ОСББ з посади чітко прописана в статуті або інших внутрішніх документах об'єднання. Зокрема, у внутрішніх документах об'єднання доцільно заздалегідь врегулювати процедуру передачі документів новому керівнику ОСББ, а також ввести обов'язковість складання фінансового звіту об'єднання на дату звільнення голови правління. Це слід робити для того, щоб:
• по-перше, уникнути ситуацій, коли у виникненні тих чи інших питань, в тому числі таких, які матимуть негативні фінансові наслідки для об'єднання, попереднє і нове керівництво будуть шукати винного, вказуючи один на одного;
• по-друге, уникнути небажаних сюрпризів фінансового характеру, коли після звільнення голови правління стане відомо про нові зобов'язання або несподіваних боргах об'єднання.

Якщо співвласники не звільняють

На практиці можливі і такі ситуації, коли голова правління сумлінно виконав всі дії для свого звільнення: написав заяву, скликав загальні збори, підготувався здати звіти. Однак збори не збираються: немає кворуму або достатнього для прийняття позитивного рішення кількості голосів або мешканці будинку не визначились з новою кандидатурою, тому не поспішають прощатися з чинним головою.

Що робити в такому випадку голові правління? Ситуація неоднозначна. З одного боку, очевидно, що примусова праця законодавством заборонений, і недисциплінованість співвласників - їх небажання оперативно збиратися на загальні збори і приймати рішення - не повинна стримувати подальшу діяльність особи, яке вже не бажає продовжувати працювати на посаді голови правління ОСББ.

З іншого боку, якщо голова правління таки припинить виконання своїх обов'язків і залишить ОСББ напризволяще, до офіційного переобрання, його можуть чекати неприємності в разі, якщо це призведе до збитків або санкціям в ОСББ через невиконання ним тих чи інших дій. І тоді вже голові правління доведеться доводити, що він не виконував тих чи інших обов'язків через те, що хотів звільнитися, але не зміг це зробити через недбальство співвласників. Тут, звичайно, виникає питання про те, наскільки якісно він організовував скликання загальних зборів і т.д.

Щоб уникнути таких ситуацій, знову-таки - ще раз рекомендуємо прописати порядок звільнення голови правління у внутрішніх документах об'єднання (статут або положення про органи ОСББ і т.д.). До останніх доцільно включити норму такого змісту:
 «Голова правління ОСББ, який бажає звільнитися з посади за власним бажанням, зобов'язаний скликати загальні збори ОСББ і поставити на їх порядок денний питання про звільнення і обрання нового голови правління. У разі якщо загальні збори два рази поспіль не відбудуться через відсутність кворуму, голова правління ОСББ звільняється від виконання всіх своїх обов'язків. При цьому він повинен повідомити про це співвласників і членів правління ОСББ. Тимчасово обов'язки голови правління покладаються на членів правління ».

Акцентуємо вашу увагу на те, що і таке врегулювання не є панацеєю від вирішення проблеми, а носить швидше дисциплінуючий характер для співвласників і буде створювати хоч якусь правову основу для діяльності інших членів правління, якщо голова таки піде, передавши повноваження наступнику. Адже для внесення запису до трудової книжки колишнього голови все ж потрібно рішення загальних зборів.
Крім того, в Єдиному реєстрі юросіб голова правління надалі буде значитися як керівник, а отже - особа, яка апріорі буде нести відповідальність за ряд порушень, які теоретично можуть бути здійснені об'єднанням (порушення правил ведення обліку, надання звітності, трудового законодавства і т. д.). Тому покладатися тільки на наведену норму буде половинної мірою, в якій можна вдаватися в разі крайньої необхідності.
Отже, оптимальний варіант звільнення - це коли голова правління не припиняє виконання своїх обов'язків до обрання свого наступника і передачі йому всіх справ об'єднання.

Підсумуємо

Таким чином, ми бачимо, що оптимальним - як для співвласників, так і для самого голови правління, є наступний алгоритм дій при звільненні останнього:
1) Голова правління ОСББ пише і реєструє у вхідної кореспонденції ОСББ заяву про звільнення;
2) Голова правління ОСББ забезпечує скликання і організацію загальних зборів ОСББ, до порядку денного якого включає питання про переобрання голови правління. На загальних зборах надає звіт про фінансову діяльність ОСББ станом на актуальну дату;
3) Якщо внутрішні документи ОСББ не регулюють дані питання - на загальних зборах затверджується порядок прийому документів від колишнього голови до новообраного. Підкреслимо, що слово «прийом» вживається умовно, адже зрозуміло, що голова правління не уповноважений такі документи зберігати особисто, вони повинні зберігатися в приміщенні юрособи - ОСББ.

Для нас важливо зафіксувати сам факт надання доступу до цих документів новому голові ОСББ або залишення їх чинним членам правління. Тому форма і назва документа можуть бути будь-якими (наприклад, акт, в якому сторони зафіксували, що при звільненні голови правління документи ОСББ в складі: (коротко перерахувати основні документи / групи документів) знаходяться в приміщенні ОСББ). Як показує практика, необхідність складання такого документа може стимулювати колишнього голови правління не тримати ті чи інші документи у себе, а наявність такого документа може запобігти багатьом непорозуміння в майбутньому;
4) Внесення запису в трудову книжку колишнього голови правління ОСББ новим головою правління або іншою уповноваженою особою, проведення всіх нарахувань заробітної плати, видача трудової книжки;
5) Проведення державної реєстрації змін до Єдиного держреєстру юросіб щодо зміни керівника юрособи.

У випадках, коли голова правління ОСББ не є працівником об'єднання, а виконує свої обов'язки на громадських засадах, вищенаведений порядок особливо не зміниться. Так, голова правління буде подавати ОСББ не заяву про звільнення, а заяву про складання повноважень, і не виникне необхідності у внесенні запису про звільнення в трудову книжку. В іншому ж алгоритм дій не зазнає змін.

   Координатор Сектору розвитку ОСББ, реформування ЖКГ та економічного аналізу Красюк Р.О.